Stilblüten und mehr

In unserer täglichen Korrospodenz finden sich immer wieder interessante, nette und manchmal auch lustige Autoresponder Mails. Natürlich kann man entsprechende Texte auch derart gestalten, sollte sich aber immer in die Lage des Empfängers versetzen.

Nachfolgend ein paar Tipps zum Autoresponder -Text – auf folgende Inhalt sollten Sie achten:

Top, so soll es sein1. Vollständige Kontaktinformationen, wenn möglich mit persönlichem Ansprechpartner.  

2. Nutzen Sie immer die Betreffzeile, um den Bezug zur E-Mail oder Anfrage nachverfolgen zu können.
 
3. Bei Anfragen teilen Sie dem Empfänger bitte immer einen Status inklusive zeitlicher Angabe mit.
 
4. Bei Abwesenheitsnotizen teilen Sie dem Empfänger mit, wann Sie erreichbar sind, wie er Sie eventuell mobil erreichen kann oder wer Sie vertritt. Wenn Sie eine Vertretung haben, teilen Sie dem Empfänger die Kontaktinformationen der Vertretung mit, ob seine E-Mail von der Vertretung bearbeitet wird oder ob er sein Anliegen noch einmal an die Vertretung senden soll.

Hier ein paar ausgewählte Stilblüten und die entsprechenden Kommentare dazu:

1. Hallo, es ist mir zurzeit nicht möglich Ihre eMail zu lesen. (ah ja, und wann?).

2. Sehr geehrte Damen und Herren, wir haben Betriebsferien und sind derzeit per Email nicht erreichbar. (und der Urlaub geht von wann bis wann?).

3. Sehr geehrte Damen und Herren, zur Zeit ist das Büro nicht besetzt! (sehr aussagefähig).

4. Dies ist die automatische E-mail-Benachrichtigung. D.h. ich habe Ihre Mail erhalten (ob ich sie schon gelesen habe, is ne andere Sache^^). (vielleicht wollte der Kunde ja was von mir?).

5. Sehr geehrter Sender / sehr geehrte Senderin, ich kann Ihre Mails derzeit leider nicht beantworten. Bitte nehmen Sie bei wichtigen Angelegenheiten mit mir telefonisch Kontakt auf. (toll, unter welcher Nummer?).

6. Hallo, vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider kann ich Ihr Anliegen nicht sofort beantworten, da ich die nächsten Tage außer Haus bin. Vielen Dank für Ihr Verständis. (wenn ich jetzt noch wüßte, wie lange...).

Was lernen wir daraus?

Wenn Sie es erreichen, dass beim Empfänger keine Fragen offen bleiben können, haben Sie einen optimalen Autoresponder. Er verärgert keinen Interessenten sondern unterstreicht vielmehr den Service Ihres Unternehmens. Hier ein Beispiel für perfekte Kommunikation und wie man es besser machen könnte.